Manajemen Seni

Membuat event yang bagus itu tidak mudah, sama sekali tidak mudah. Yang saya bicarakan disini adalah event seni rupa. Penuh kerja keras, content, quality atau wacananya harus kuat, juga harus memakai rasa & hati, jangan hanya sensasi, supaya eventnya lebih memorable, dibicarakan hingga kurun waktu yang lama. Tulisan saya ini belum sepenuhnya selesai, tulisannya akan berkembang, jadi silakan ikuti selalu perkembangannya.

Perhelatan akbar sebuah event bisa diukur antara lain dari: skala cakupan (regional, nasional, internasional), besarnya anggaran yang digunakan, banyaknya peserta yang dilibatkan atau siapa person yang dilibatkan (misalnya pesertanya cuma 1 tapi dia seorang bintang ternama atau banyak peserta tapi yang dihitung adalah kuantitasnya). Tulisan saya kali ini mencoba menganalisis manajemen sebuah event seni rupa yang diikuti oleh banyak seniman. Banyak disini ukurannya adalah mulai dari 100 orang. Saya mengambil 4 contoh event sebagai sample-nya. Dimana kebetulan saya terlibat didalamnya pada posisi yang berbeda-beda.  Setelah Anda baca nanti, mungkin akan lebih banyak persoalan manajemen teknis dan koordinasi. Tapi begitulah pengalaman mengajarkan saya di lapangan, yang mungkin sangat berbeda dengan teori.

Ke 4 event tersebut adalah:
Biennale Jogja VIII 2005 ‘Di Sini & Kini’ (2005)
Wedding putra pertama dr.Oei Hong Djien: ‘Wedding, Art, Tobacco’ (2006) *
Exposign: 25^th Insitut Seni Indonesia (2009)
Nandur Srawung 1 (2014)*

* menyusul

Biennale Jogja VIII 2005 ‘Di Sini & Kini’

Nama eventnya Biennale, maka ini adalah event dua tahunan. Dikelola oleh Taman Budaya Yogyakarta (TBY). Posisi saya waktu itu adalah Divisi Pameran. Event ini banyak dinaungi nama-nama besar sebagai penasehat, pelindung, kurator dan penyelenggara itu sendiri. Disamping itu, Biennale Jogja VIII 2005 ini juga pertama kali diikuti perupa dari beberapa kota di Indonesia dan juga diikuti perupa 6 negara yaitu Belanda, Canada, Malaysia, Liechtenstein, Jepang dan Australia. Biennale Jogja VIII 2005 ini tercatat sebagai biennale dengan penyelenggaraan di luar TBY untuk pertama kali. Bahkan, biennale saat itu memakai ruang-ruang non mainstream untuk pameran, 17 titik lokasi dijadikan ruang pameran yang dibagi menjadi 8 kawasan, itu pun masih ditambah moving space (karya yang dipamerkan di luar ruangan, bersifat performance art). Total karya yang dihadirkan adalah 110 judul karya. 

Sebagai koordinator Divisi Pameran saya harus  mengelola 110 karya (indoor dan outdoor) yang terbagi di 17 titik lokasi yang berbeda dalam waktu yang bersamaan. 17 titik lokasi tersebut adalah Taman Budaya Yogyakarta (55 karya), Gedung Societet Militer (2 karya), Benteng Vredeburg (4 karya), Pasca Sarjana ISI (5 karya), Galeri Biasa (2 karya), Karta Pustaka Bintaran (7 karya), Gereja Santo Yusuf Bintaran (3 karya), Museum Sasmita Loka, Jendral Sudirman (1 karya), SMU N 3 (1 karya), Jogja Studi Center/JSC Kotabaru (1 karya), Gabah Resto Sagan (2 karya), KOA Boutique Café Sagan (4 karya), SMKN 2 (5 karya), PD Tarumartani (6 karya), Kandhang Menjangan (1 karya), Omah Dhuwur Kotagede (6 karya), Masjid Besar Kotagede (1 karya), Nitiprayan (4 karya), Padepokan Bagong Kussudiarjo (4 karya), moving space (3 karya public art).

Dari 17 titik tersebut yang sudah terbiasa sebagai ruang pamer hanya Taman Budaya Yogyakarta (TBY) dan memang yang paling banyak memajang karya, selain itu ada Galeri Biasa dan Pasca Sarjana ISI Yogyakarta. Kesulitan mengelola pameran dan karya dalam event ini, terutama saya pribadi, adalah:
1. Baru pertama kalinya event Biennale berada di luar pakem penyelenggaraan, yakni di luar Taman Budaya Yogyakarta (TBY). Sehingga diperlukan sosialisasi kepada venue-venue di luar TBY sebagai ruang pamer dan etika non tertulis bagaimana menikmati karya seni, antara lain: tidak boleh menyentuh karya, cara mendokumentasikan karya, menjaga karya tetap aman sepanjang pameran, karya tidak bergeser atau rusak displaynya sepanjang pameran berlangsung dan sebagainya. 

2. Banyaknya karya yang harus dikelola dan menyebar (massif) di 17 titik. Meskipun tiap titik ada koordinator masing-masing, tapi tetap sistem kontrol yang ketat belum bisa dijalankan saat event ini berlangsung kala itu. Sistem kontrol yang saya maksud misalnya menempatkan kamera-kamera CCTV dimana ada karya yang dipajang di venue tertentu tersebut. Kamera CCTV tidak harus disediakan oleh penyelenggara, tapi bisa nebeng dari pemilik venue. Saya sebagai koordinator tidak memiliki banyak waktu untuk cek satu per satu karya setiap harinya sepanjang pameran berlangsung. Waktu itu cara terefisien adalah absen by phone atau SMS satu per satu koordinator yang stand by disana. Bila ada masalah baru meluncur ke lokasi untuk solve the problem. 

Fungsi koordinator per venue ini juga sebagai guide, sehingga koordinator dibekali product knowledge tentang karya yang ada di venue mereka masing-masing. Koordinator harus bisa menjelaskan tentang event Biennale itu sendiri dan karya yang dipajang. Karena waktu itu katalog dicetak pasca event, sehingga hanya caption karya yang menjelaskan tentang karya tersebut.

3. Mengakomodir kepentingan, kebutuhan masing-masing seniman dengan karyanya. Kebutuhan ruang, kebutuhan material tambahan, kebutuhan untuk terekspos dan mudah diakses publik. Karena setiap seniman dan setiap karya ingin diekspos semaksimal mungkin. Kecenderungan yang terjadi, seniman senior memiliki daftar panjang kriteria yang harus difasilitasi oleh penyelenggara demi supaya karyanya tampil maksimal dari sekian banyaknya karya yang dipamerkan. Tidak mudah lho mengelola ego dan kepentingan 100 orang.

4. Meskipun jabatan saya di atas kertas sebagai Divisi Pameran, toh kemudian tetap saja merangkap kerja ini itu, misalnya sebagai editor katalog, membantu marketing (penjualan karya) juga publikasi (terutama kepada rekan-rekan jurnalis). Karena memang, banyak informasi karya ada pada divisi yang saya kelola. 

5. Sumber daya manusia (SDM) penyelenggara utama Biennale Jogja, dalam hal ini Taman Budaya Yogyakarta (TBY) tidak maksimal mensupport event ini. Memang event ini sudah dikelola pihak kedua (EO) termasuk ada saya didalamnya, tetapi staf-staf TBY sendiri tidak membantu penuh, cenderung cuek, diserahkan sepenuhnya sama tim EO, padahal namanya tercantum dalam kepanitiaan, sehingga kadang koordinasi jadi tidak maksimal. 

6. Nah ini yang kadang dilupakan atau sengaja tak dihiraukan. After party atau selepas pameran berlangsung. Usai pameran, karya-karya yang menyebar itu harus segera diturunkan, dipacking rapi dan dikembalikan kepada senimannya dalam keadaan utuh, baik seperti sedia kala. Pada event ini, tidak terkoordinasi dengan baik. Semua SDM hampir semuanya telah menghilang entah kemana. Sehingga saat harus packing dan mengembalikan karya, saya seolah-olah bekerja sendirian. Ini menjadi pelajaran penting bagi penyelenggara event seperti saya.

Exposigns: 25^th Institut Seni Indonesia

Exposigns digadang-gadang sebagai pameran seni rupa terbesar sepanjang tahun 2009. Bagaimana tidak? Melibatkan banyak seniman (kurang lebih 600 seniman) dari seluruh Indonesia, menggunakan ruang yang sangat luas di Jogja Expo Center (JEC) seluas lebih kurang 9000m persegi, digawangi oleh 5 kurator ternama dan dengan anggaran dana yang tak sedikit pula tentunya. JEC sendiri bukan merupakan ruang pamer mainstream, ia adalah sebuah gedung yang disewakan per hall nya guna event apapun: pameran, konser music, event olahraga, upacara wisuda hingga resepsi pernikahan.

Bedanya event Exposigns dengan Biennale Jogja VIII 2005 adalah, Exposigns mengambil satu lokasi yang luas, sementara Biennale Jogja VIII 2005 ada 17 titik (venue).

Exposigns merupakan kerjasama Jogja Gallery dan Institut Seni Indonesia (ISI) Yogyakarta dalam rangka 25 tahun ISI Yogyakarta. Waktu itu ide awal digagas oleh Jogja Gallery dan ‘dilemparkan’ ke ISI Yogyakarta. Ambisi penyelenggara waktu itu memang lebih terfokus pada persoalan quantity atau banyaknya jumlah seniman yang terlibat dalam event ini. Posisi saya di event ini sebagai wakil penyelenggara, dalam hal ini saya mewakili Direktur Utama Jogja Gallery untuk kepentingan apapun dalam event ini. Durasi pameran 25 November – 30 November 2009 (5 hari saja).

Berikut ini beberapa catatan yang menjadi pembelajaran saya pribadi untuk event ini:

1.                  Venue. Venue yang dipakai, yakni JEC yang bukan ruang pamer sempat menjadi perdebatan dan konflik; misalnya bagaimana cara pajang karya 2 dimensi karena wacananya akan dipajang di panel-panel seperti pameran event biasanya, juga bagaimana dengan lighting per karya. Penyelenggara harus ekstra kerja keras supaya bisa menyulap JEC menjadi ruang pamer karya seni (fine art) yang ideal. JEC juga tidak menyediakan ruangan transit karya, sehingga kami penyelenggara tidak memiliki gudang penyimpanan. Ruang transit karya ada di Galeri ISI, Sewon, kami mengggunakan 2 lantai di sana. Waktu itu kami harus bolak-balik ISI Sewon ke JEC Janti untuk antar jemput karya dengan pick up. JEC juga hanya memberikan waktu 1 hari untuk display dan 1 hari untuk bongkar karya. Bayangkan, bagaimana kami harus mengejar waktu dengan karya sebanyak 600-an karya tersebut dan rata-rata berukuran besar, tidak hanya 2 dimensi saja tapi juga karya 3 dimensi. Waktu itu kami membagi koordinasi menjadi 3 bagian, disesuaikan dengan 3 hall JEC. Hall A, hall B dan hall C. Misalnya seniman siapa saja yang ada di hall A, hall B dan hall C. Itu pun masih ditambah karya-karya outdoor dan di teras JEC.

      2. Durasi pameran yang cuma 5 hari cukup membuat kami penyelenggara terengah-engah. Sementara masa display dan bongkar karya masing-masing cuma 1 hari, belum selesai capeknya, sudah harus bongkar dan dikasih waktu cuma 1 hari harus clear up semua. Dalam kondisi ini, kami penyelenggara harus menyiapkan SDM yang cukup. SDM waktu itu kami ambil random, ada yang mahasiswa dan memang yang sedang mencari pekerjaan. Kami juga mengambil SDM yang kira-kira sudah memiliki pengalaman di bidang display karya, supaya kami tidak banyak memberi pengarahan karena mepetnya waktu dan banyaknya hal yang harus dikerjakan. Ada juga SDM yang memang dia seorang tukang, pekerjaan sehari-harinya adalah tukang bangunan.

          3. Sumber Daya Manusia (SDM). Karena banyaknya karya yang harus ditangani, waktu itu kami merekrut banyak volunteer dan banyak yang berminat melamar. Tetapi memang dari sekian banyak SDM, tidak semua qualified. Di pertengahan jalan saat kami bekerja, tiba-tiba ada yang jatuh sakit, atau tiba-tiba mengundurkan diri karena tidak kuat dengan beban pekerjaan atau entah apa alasannya. Karena memang di event ini betul-betul tenaga, waktu dan pikiran tersita karena waktu yang mendesak. Waktu yang mendesak karena mepetnya waktu untuk display, waktu untuk bongkar karya dan selama pameran berlangsung.

Nah, seharusnya ada manajemen tersendiri mengenai SDM ini, supaya tidak terjadi doble job desk mengingat waktu. Yang terjadi adalah ada beberapa SDM yang merangkap semuanya, ya display karya, ya jaga pameran, ya bongkar karya, benar-benar menyita tenaga. Karena waktu display dan bongkar karya itu kami habiskan hampir 24 jam tanpa tidur. Bila SDM tidak dikelola dengan baik, misalnya dibagi shift kerja, maka sebenarnya tidak maksimal kerjanya dan malah mengulur waktu.

      4. Service.  Pelayanan penyelenggara kepada seniman peserta pameran terutama. Ke-600-an seniman peserta ini hampir semua pengen dipenuhi maunya apa: pengen lightingnya begini, pengen dipasang disana, pengen dilayani cepat, dan seterusnya dan sebagainya. Hal ini juga harus diperhatikan penyelenggara, karena meja pengaduan (customer service) tidak disediakan khusus dalam event ini. Mungkin sebaiknya ada meja khusus untuk menampung keluhan-keluhan dan harus ada sistem koordinasi yang baik, keluhan A seharusnya di follow up ke divisi apa dan seterusnya. Pekerjaan bagian service ini masih harus mengelola kebutuhan pengunjung (tamu) yang menikmati pameran, jurnalis juga sponsor.

      5. Pasca produksi. Sama seperti kasus yang terjadi di Biennale Jogja VIII 2005. Pasca produksi harus diperhatikan oleh penyelenggara event. Karena biasanya di pasca produksi ini semangat sudah mengendur, cenderung malas dan ingin segera selesai. Padahal pasca produksi memerlukan konsentrasi dan intensitas yang sama seperti saat menyiapkan event.

Pada kasus Exposigns, yang menjadi pembelajaran saya adalah, karya-karya yang selesai dibongkar dan harus dipindahkan di ruang transit di Sewon ada yang mengalami kerusakan saat proses bongkar karya. Kerusakan juga beberapa terjadi saat pengembalian karya ke studio/rumah seniman. Misalnya penyelenggara harus mengganti karya kanvas yang sobek atau patung yang pecah. Nah, ini harap diperhatikan! Kerusakan itu terjadi karena: pembongkaran karya yang tidak sesuai prosedur, proses penyimpanan karya yang tidak ideal, proses pengembalian karya (transportasi). Dalam hal ini kerugian yang ditimbulkan atas kerusakan karya pada masa pasca produksi tentu saja mengurangi profit/income penyelenggara, karena penyelenggara harus menukar/mengganti biaya produksi atau nilai karya yang rusak tersebut. Dan itu tidak sedikit lho. Profit yang didapatkan dari penyelenggara misalnya dari sponsor, penjualan tiket, penjualan karya dll harus dikurangi biaya mengganti karya yang rusak, sementara karya itu karya yang rusak ada yang bisa diperbaiki dan ada yang sama sekali tidak bisa diperbaiki lagi. 

Bersambung...